Em apenas duas semanas, o departamento de RH (Recursos Humanos) de uma empresa de tecnologia educacional conseguiu reduzir drasticamente o tempo de resposta dos candidatos e agilizar o preenchimento de vagas que estavam emperradas há meses.
O segredo? Uma mudança discreta, mas poderosa, na forma como se comunicavam com os candidatos.
O problema: demora nas respostas e processos travados
Com mais de 200 colaboradores e unidades em três estados, a empresa enfrentava um gargalo comum: a comunicação com candidatos durante os processos seletivos.
As entrevistas eram agendadas por e-mail ou telefone. Quando havia respostas, elas demoravam. Quando não havia, era silêncio absoluto.
Segundo a coordenadora de RH, “a gente passava dias esperando uma simples confirmação de presença numa entrevista. Quando o candidato respondia, já era tarde demais. Tivemos processos seletivos que ficaram abertos por mais de 40 dias por causa disso.”
Em alguns casos, os próprios gestores começaram a pressionar o RH para buscar soluções, alegando que estavam ficando sem equipe para dar conta das demandas. A pressão interna aumentava e a equipe já começava a sentir os efeitos do estresse.
A mudança que ninguém esperava
Foi então que um dos analistas de RH, em conversa informal com um colega do setor de marketing, ouviu sobre uma nova possibilidade de contato direto com candidatos via celular. Não era SMS, nem WhatsApp, mas algo com visual profissional, rápido e direto: uma nova tecnologia de mensagens conhecida como RCS.
Ele não entendeu direito no início, mas após uma breve demonstração, ficou claro que o impacto disso no RH poderia ser muito maior do que se imaginava.
“Parecia um e-mail, mas dentro do celular. Tinha logo da empresa, botão para confirmar a entrevista, localizador integrado e até possibilidade de reagendar ali mesmo. E tudo isso sem depender de que o candidato tivesse algum app instalado”, explica o analista.
A implementação em tempo recorde
Com o uso de uma plataforma de mensageria e um parceiro especializado em comunicação RCS, a equipe de RH decidiu fazer um teste com 15 candidatos de um processo seletivo de analistas de atendimento.
O disparo da mensagem foi feito na tarde de uma quarta-feira. Nela, os candidatos recebiam a confirmação da entrevista, com local, data, horário e um botão para confirmar a presença — tudo em um visual limpo, amigável e com a identidade visual da empresa.
O resultado?
12 candidatos confirmaram presença no mesmo dia. Os outros 3 reagendaram diretamente pelo botão “Remarcar”.
Na semana seguinte, a equipe expandiu a estratégia para outros processos e passou a usar o mesmo modelo para:
- Enviar feedbacks de entrevistas
- Confirmar presença em dinâmicas
- Avisar sobre documentos pendentes
- Lembrar datas de integração para novos contratados
A economia de tempo foi sentida já na primeira semana.
Resultados acima da média
Nos 20 dias seguintes à adoção do novo formato, o RH conseguiu:
- Reduzir o tempo médio de preenchimento de vagas de 28 dias para 12
- Aumentar o comparecimento em entrevistas presenciais em 73%
- Diminuir o número de candidatos desistentes no meio do processo em 40%
- Otimizar o trabalho da equipe de RH, que passou a ter mais tempo para análise de perfil, e menos tempo perdido em ligações e follow-ups
Além dos números, o impacto também foi percebido na imagem da empresa como marca empregadora.
“Muitos candidatos mandavam mensagem elogiando o formato. Diziam que parecia que estavam falando com uma empresa moderna, que se importava com o processo. Isso tem um peso enorme para quem está buscando recolocação”, afirma a coordenadora.
O RCS: o que está por trás desse “novo formato”
O sistema adotado pela empresa foi baseado na tecnologia RCS (Rich Communication Services), uma evolução do SMS que permite o envio de mensagens com botões interativos, imagens, vídeos, links, localização, QR Code e mais, sem precisar de apps de terceiros.
Em vez de depender de e-mails (que muitas vezes caem no spam) ou ligações que os candidatos não atendem, o RCS chega diretamente na tela de mensagens do celular — com layout visualmente amigável e nome da empresa autenticado.
É como se fosse o WhatsApp, só que mais confiável, com entrega garantida, sem precisar adicionar número, e com a vantagem de funcionar diretamente no sistema nativo de mensagens do Android.
Essa tecnologia já é compatível com mais de 80% dos celulares no Brasil e tem sido adotada por grandes marcas no mundo inteiro — e agora também por setores que nem imaginavam usar isso, como o RH.
Por que isso funcionou tão bem no RH?
A grande força do RCS no setor de recrutamento é a capacidade de gerar ações imediatas, sem exigir esforço do candidato.
Com um simples toque, a pessoa pode confirmar uma entrevista, enviar um documento pendente ou iniciar uma conversa com o recrutador. Isso elimina barreiras, economiza tempo e torna o processo mais fluido para todos os lados.
Além disso, o visual padronizado, com a identidade da empresa, ajuda a criar uma imagem de profissionalismo e modernidade que impacta positivamente a experiência do candidato — o que, no longo prazo, contribui até para a atração de talentos.
O que essa história ensina para outros RHs
Empresas que ainda estão presas a modelos antigos de contato — com e-mails ignorados e ligações sem retorno — podem estar perdendo não só tempo, mas bons profissionais.
Com tecnologias como o RCS, a comunicação deixa de ser um gargalo e passa a ser um aliado estratégico do setor de Recursos Humanos.
Em tempos de alta rotatividade, competição por talentos e urgência em preencher cargos, quem encontra atalhos eficientes sai na frente.
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